La oficina virtual
Sus ventajas y desventajas
Autor Mauricio
Lefcovich
Consultor en Administración de
Operaciones
E-mail mlefcovich@hotmail.com
La capacidad de la oficina automatizada para vincular a las personas
electrónicamente ha abierto nuevas posibilidades en la forma como se
lleva a cabo el trabajo de oficina. Dicha capacidad incluso ha hecho innecesario
que el trabajo de oficina se realice en una oficina. En vez de ello, ese
trabajo puede efectuarse en cualquier lugar en el que el empleado se encuentre.
El nombre que se da a esta extraordinaria capacidad es la de oficina virtual,
término que sugiere que el trabajo de oficina puede efectuarse
virtualmente en cualquier lugar en tanto el sitio de trabajo esté
vinculado con uno o más de los sitios fijos de la compañía
por medio de algún tipo de comunicación
electrónica.
Las primeras actividades de oficina virtual tuvieron lugar durante la
década de los setenta acompañando la aparición de las
microcomputadoras y los equipos de comunicaciones de datos de bajo costo,
haciendo factible que las personas trabajaran desde sus hogares.
Ello acaparó rápidamente la atención de programadores,
pero también de arquitectos, ingenieros, abogados, y analista
económicos-financieros entre otros.
Entre las ventajas de la oficina virtual tenemos:
- Menor costo de instalación. La empresa no tiene que contar con tanta
capacidad de oficinas, ya que algunos empleados están trabajando en otro
lugar. Esto permite reducir los costos de renta y expansión de
oficinas.
- Menor costo de equipo. En lugar de proporcionar equipo de oficina a cada
empleado, los trabajadores a distancia pueden compartir gran parte del equipo de
manera similar a como los usuarios de una LAN comparten sus
recursos.
- Red formal de comunicaciones. Debido a la necesidad de mantenerse informados
y recepcionar instrucciones, se está concediendo mayor atención a
las redes de comunicaciones, dando lugar ello al desarrollo de mejores sistemas
de
comunicación.
- Menos interrupciones del trabajo. Cuando las tormentas, la lluvia, las
inundaciones u otros inconvenientes, inclusive enfermedades, impiden viajar al
lugar de trabajo, la oficina virtual hace factible continuar con las
actividades, tanto por parte del individuo como de la
empresa.
- Contribución social. La oficina virtual permite a las empresas
contratar personas que de otra forma carecerían de oportunidades
laborales, ya se trate de discapacitados, ancianos o padres con hijos
pequeños. Pero también personas de alto valor ubicados
geográficamente lejos de las oficinas de la
compañía.
Pero también deben ser contempladas las desventajas, entre las
cuales cabe hacer mención a las siguientes:
- Sensación de aislamiento. Al no tener un contacto asiduo con el resto
del personal de la empresa, pierden la sensación de ser parte de dicha
organización.
- Temor a la pérdida del trabajo.
- Decaimiento en el ánimo.
- Tensión familiar.
Todas éstas desventajas tienen relación con aspectos
motivacionales y psicológicos, razón por la cual deberá
prestarse especial atención tanto a la etapa de selección de los
aspirantes a trabajar como teletrabajadores (trabajadores de oficinas
virtuales), como en las actividades de apoyo, retroalimentación,
motivación y comunicación.
Hacer factible la oficina virtual implica crear una estrategia viable,
siendo los puntos a tomar en consideración los siguientes:
- Proporcionar recursos de cómputos. La empresa debe
proporcionarles equipos adecuados para el mejor desarrollo o desempeño de
sus
funciones.
- Proporcionar acceso a las fuentes de información. Si el
empleado requiere de información para las labores de
investigación, la corporación debe proporcionarle las fuentes que
el empleado requiera para cumplimentar sus actividades.
- Proporcionar suministros diferentes de los de cómputo. Implica
suministrar regularmente todos los demás elementos de papelería
propios de las actividades de oficina.
- Tomar medidas para remitir las llamadas telefónicas. Gestionar
eficazmente desde la oficina fija las llamadas de su personal a distancia
resulta esencial.
- Utilizar llamadas de conferencia. De tal modo se permite a más
de dos personas participar simultáneamente de una conversación
telefónica.
- Programar reuniones periódicas. La compañía debe
programar reuniones a las que se espera que todo el personal asista. El
propósito de tales reuniones es fomentar un sentido de comunidad entre
los empleados, y deben programarse con la frecuencia necesaria para lograr ese
resultado.
- Seguir una rutina de trabajo. Los trabajadores a distancia deben
comprometerse a trabajar durante ciertas horas del día, idealmente en una
habitación alejada de las distracciones. Los amigos y parientes deben
entender que el empleado está trabajando aunque está en su
casa.
En un entorno cada día más competitivo la oficina virtual
brinda la posibilidad de expandir la magnitud de las actividades con un
incremento menos que proporcional en los costes. La oficina virtual brinda sus
beneficios no sólo a empresas del rubro servicios, sino también a
empresas manufactureras en todo lo que atañe a las labores de
oficina.
La oficina virtual representa una importante posibilidad de mejorar
la productividad en las oficinas y de reducir sus costes.
Bibliografía
Implantación del teletrabajo en la
empresa – Civit y Montserrat –
Editorial Gestión
2000 – 2000
Teletrabajo. Dirección y
Organización. Padilla Meléndez
– Editorial
Alfaomega – 1999