ERP
Una
empresa cuenta con diferentes recursos: humanos, tecnológicos,
materiales, financieros e información. A medida que las empresas crecen,
el proceso de control de dichos recursos se hace complicado. Ante esta
circunstancia, la tecnología de la información ofrece como
solución la implementación de los ERP (Enterprise Resource
Planning o Planeación de Recursos de la Empresa). Un ERP es un sistema de
información integral que incorpora los procesos operativos y de negocio.
El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del
negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un
eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de
decisiones y disminución de los costos totales de
operación.
Hay
tres características que distinguen a un ERP y eso es que son sistemas
integrales, modulares y adaptables:
- Integrales, porque permiten controlar los
diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los
departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el
resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una
compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree
una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control
de inventarios, de planeación de distribución del producto,
cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no
usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los
procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la
información se duplica, crece el margen de contaminación en la
información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario
favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el
pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la
información no se manipula y se encuentra protegida.
- Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un
conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la
información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una
ventaja de los ERP, tanto económica como técnicamente es que la
funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden
instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: Ventas,
Materiales, Finanzas, Control de Almacén, etc.
- Adaptables. Los ERP están creados para
adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la
configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las
salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios,
es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero
otra empresa
no.
Los
fabricantes de ERP deben enfrentar dos desafíos: adaptar
técnicamente su producto para poder ejecutarse en cualquier
plataforma[1] existente en el mercado y
garantizar que el ERP se adecuará funcionalmente a los procesos del
negocio, cualquiera que sea el giro de la empresa. Esto último se logra
ya sea mediante la configuración de los módulos estándar
(ventas, inventarios, tesorería), la implementación de add-ons o
módulos especializados (medios masivos, transporte, servicios
públicos, aeronáutica) o bien, por medio de desarrollos en el
lenguaje propietario del ERP.
[1] Se habla de una plataforma al referirse
a la combinación de sistema operativo, base de datos y marca de hardware
sobre la cual se instala una aplicación determinada.